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rand(life)
구글 문서도구를 이용해 자료 손쉽게 취합하기 본문
일을 하다보면, 같은 형식의 폼에 여러곳에서 자료를 모아야할 때가 있습니다. 예를 들어, 36개 학급에서 자율학습을 신청한 학생들의 명단을 모은다고 합시다. 각 반 담임선생님들에게 해당 신청양식을 보내서 신청학생들의 명단을 적어서 보내달라고하면, 모두 36개의 파일이 도착하게 될 것입니다. 그 36개 파일을 일일이 열어서 해당 정보를 복사한 후 새 파일에 붙여넣기하는 작업을 한다는 것은 매우 귀찮은 일입니다. 36개정도면 꾹 참고 할 만하다고 생각하실 수도 있습니다만, 이런 일이 매주 아니면 매일 생긴다면? 그리고, 36개 파일중 열어본 것이 무엇이고 열어보지 않은 것이 무엇인지 구별하는 것도 쉬운 일은 아닙니다.
그래서, 공유폴더처럼 누구나 접속할 수 있는 곳에 문서를 하나 두고, 사람들이 거기에 접속하여 각기 자기의 내용을 입력하게 한다면, 담당자가 파일을 일일이 열어보는 수고를 하지 않아도 하나의 파일에 모든 사람들의 입력 내용이 들어가게 되니까 편할 것입니다.
MS Office에서 제공하는 문서공유기능이 그런 역할을 하는 것입니다만, 공유폴더의 권한을 만들어주는 것도 그렇고, 초보자가 사용하기에는 조금 까다로운 측면이 있습니다. 오늘은 구글의 문서도구 (Google Docs)에서 제공하는 공유기능을 사용하여 이러한 작업을 손쉽게 처리하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
구글에 접속하여 "문서도구"를 클릭합니다. 문서도구가 보이지 않는다면 "더보기"를 클릭하시면 됩니다.
구글 계정으로 접속합니다. 구글 계정이 없으면 하나 만드십시오. 구글에서는 다른 사이트 가입하는 것처럼 개인정보를 많이 요구하지 않습니다. 주민번호도 필요없고, 주소를 쓰지도 않습니다. 이름(가명도 가능합니다)과 보안질문(비밀번호를 잊었을때 본인확인을 위한 질문)만 입력하시면 됩니다. (휴대전화로 인증번호를 받아 입력하는 단계가 추가되었네요.) 또한, 문서를 만들어 배포하는 담당자 한 사람만 구글 계정이 있으면 됩니다. 문서에 접속하여 정보를 입력하는 다른 사람들은 구글 계정이 없어도 됩니다.
문서도구에 접속하면 왼쪽 상단에 "새로만들기"를 클릭하고, "spreadsheet"를 클릭합니다. spreadsheet는 엑셀과 같은 기능을 하는 문서라고 보시면 됩니다.
그 외에 워드와 비슷한 Document, 파워포인트와 비슷한 Presentation, 설문조사양식에 해당하는 Form등이 있습니다. 다음기회에 하나씩 알아보도록 합시다.
spreadsheet를 열었으면 "파일" - "이름바꾸기"를 클릭합니다.
문서의 내용을 알아보기 쉽도록 이름을 지정해 줍니다.
이제 문서의 제목이 바뀐 것을 보실 수 있습니다. 이제 다른 사람들이 입력할 양식을 만듭니다. 첫줄에 학번, 이름, 신청일자를 적습니다. 그 아래줄부터 다른 사람들이 입력하면 되겠지요. 이 상태로 다른 사람들에게 공개하면 됩니다.
체크 박스가 두 개 있는데, 두 개 모두 체크합니다.
그 아래에 있는 링크 주소를 복사해 둡니다. (매우 중요!)
"저장후 닫기"를 누릅니다.
https://spreadsheets.google.com/ccc?key=0AnIwPUePqb5QdDAwLWg3RTAxQ3R4dFJ2c2hmLTV4eUE&hl=ko&authkey=CJD055cD
복사한 주소를 붙여넣기 해보면, 위와 비슷한 주소가 되었을것입니다. 이 주소를 다른 사람들에게 알려줍니다.
이제 다른 사람들이 이 주소로 접속하면 위와 같은 스프레드시트(엑셀) 양식이 보일 것입니다. 자신이 입력할 정보를 입력하면 됩니다. (링크를 클릭하여 위에서 만든 구글문서를 열어보세요. 지금 작동하고 있습니다.^^)
자동저장되므로 따로 저장할 필요 없습니다.
다른 사름들의 입력이 모두 끝났으면, 업무담당자가 이 파일을 내 컴퓨터로 다운로드 할 수 있습니다. 구글 문서도구에 접속하면 내가 만든 문서가 보입니다. 더블클릭하여 문서를 열고
"파일"--"다른 이름으로 다운로드" -- "Excel"을 클릭하면
아래와 같이, 파일을 저장하겠냐는 메시지가 뜹니다. 원하는 위치에 저장하시면 됩니다.
다운 받은 파일을 엑셀로 열어보면 웹에서 본 것과 똑같은 내용이 그대로 들어있는 것을 확인할 수 있습니다.
2009/12/02 - [컴퓨터] - 구글 문서도구에서 제목 줄 옮기기
그래서, 공유폴더처럼 누구나 접속할 수 있는 곳에 문서를 하나 두고, 사람들이 거기에 접속하여 각기 자기의 내용을 입력하게 한다면, 담당자가 파일을 일일이 열어보는 수고를 하지 않아도 하나의 파일에 모든 사람들의 입력 내용이 들어가게 되니까 편할 것입니다.
MS Office에서 제공하는 문서공유기능이 그런 역할을 하는 것입니다만, 공유폴더의 권한을 만들어주는 것도 그렇고, 초보자가 사용하기에는 조금 까다로운 측면이 있습니다. 오늘은 구글의 문서도구 (Google Docs)에서 제공하는 공유기능을 사용하여 이러한 작업을 손쉽게 처리하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
구글에 접속하여 "문서도구"를 클릭합니다. 문서도구가 보이지 않는다면 "더보기"를 클릭하시면 됩니다.
구글 계정으로 접속합니다. 구글 계정이 없으면 하나 만드십시오. 구글에서는 다른 사이트 가입하는 것처럼 개인정보를 많이 요구하지 않습니다. 주민번호도 필요없고, 주소를 쓰지도 않습니다. 이름(가명도 가능합니다)과 보안질문(비밀번호를 잊었을때 본인확인을 위한 질문)만 입력하시면 됩니다. (휴대전화로 인증번호를 받아 입력하는 단계가 추가되었네요.) 또한, 문서를 만들어 배포하는 담당자 한 사람만 구글 계정이 있으면 됩니다. 문서에 접속하여 정보를 입력하는 다른 사람들은 구글 계정이 없어도 됩니다.
문서도구에 접속하면 왼쪽 상단에 "새로만들기"를 클릭하고, "spreadsheet"를 클릭합니다. spreadsheet는 엑셀과 같은 기능을 하는 문서라고 보시면 됩니다.
그 외에 워드와 비슷한 Document, 파워포인트와 비슷한 Presentation, 설문조사양식에 해당하는 Form등이 있습니다. 다음기회에 하나씩 알아보도록 합시다.
spreadsheet를 열었으면 "파일" - "이름바꾸기"를 클릭합니다.
문서의 내용을 알아보기 쉽도록 이름을 지정해 줍니다.
이제 문서의 제목이 바뀐 것을 보실 수 있습니다. 이제 다른 사람들이 입력할 양식을 만듭니다. 첫줄에 학번, 이름, 신청일자를 적습니다. 그 아래줄부터 다른 사람들이 입력하면 되겠지요. 이 상태로 다른 사람들에게 공개하면 됩니다.
체크 박스가 두 개 있는데, 두 개 모두 체크합니다.
그 아래에 있는 링크 주소를 복사해 둡니다. (매우 중요!)
"저장후 닫기"를 누릅니다.
https://spreadsheets.google.com/ccc?key=0AnIwPUePqb5QdDAwLWg3RTAxQ3R4dFJ2c2hmLTV4eUE&hl=ko&authkey=CJD055cD
복사한 주소를 붙여넣기 해보면, 위와 비슷한 주소가 되었을것입니다. 이 주소를 다른 사람들에게 알려줍니다.
이제 다른 사람들이 이 주소로 접속하면 위와 같은 스프레드시트(엑셀) 양식이 보일 것입니다. 자신이 입력할 정보를 입력하면 됩니다. (링크를 클릭하여 위에서 만든 구글문서를 열어보세요. 지금 작동하고 있습니다.^^)
자동저장되므로 따로 저장할 필요 없습니다.
다른 사름들의 입력이 모두 끝났으면, 업무담당자가 이 파일을 내 컴퓨터로 다운로드 할 수 있습니다. 구글 문서도구에 접속하면 내가 만든 문서가 보입니다. 더블클릭하여 문서를 열고
"파일"--"다른 이름으로 다운로드" -- "Excel"을 클릭하면
아래와 같이, 파일을 저장하겠냐는 메시지가 뜹니다. 원하는 위치에 저장하시면 됩니다.
다운 받은 파일을 엑셀로 열어보면 웹에서 본 것과 똑같은 내용이 그대로 들어있는 것을 확인할 수 있습니다.
2009/12/02 - [컴퓨터] - 구글 문서도구에서 제목 줄 옮기기
2012/05/04 수정
구글 문서도구가 구글 드라이브로 바뀌었습니다. 자세한 내용은 검색을 해보시거나 다음 링크를 보시면 되겠습니다만, 사소한 몇가지 메뉴나 선택사항이 바뀌었고, 기본적인 사용법은 이전과 별 다를게 없는 것 같습니다.
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