Outlook Express 6 을 이용하여 자동회신하기

이전의 포스트에서 썼던 것처럼, 여러사람에게서 지원서를 받아야하는 일이 생겼다. 원칙대로라면 이메일을 받고서 하나씩 답장을 해줘야하나, 그러기엔 일이 너무 많다. 게다가 Gmail은 수신확인 서비스를 지원하지 않기때문에 (정확히 말하면 이메일에 따라오는 이미지파일을 자동 다운로드못하게 차단하기 때문에) 지원서를 보낸 상대방은 내가 지원서를 잘 받았는지 확인할 수 없다. 그래서 접수가 안 되었다고 불안해하는 지원자의 전화를 몇 번 받았다.

Outlook에서 "규칙"을 잘 이용하면 자동으로 회신할 수 있다는 이야기를 듣고 시도해 보았다. 처음에는 Microsoft Outlook 2007을 이용했다. MS Outlook 2007은 상당히 좋은 유틸리티이다. "규칙및 알림"을 잘 이용하면, 특정 단어가 들어있는 이메일을 분류하거나, 특정기간에 온 이메일에 자동회신하거나, 내가 쓰는 여러개의 이메일 계정 중에 특정계정으로 온 이메일에 중요표시를 하거나 등등. 여러가지 일을 할 수 있다.

그래서, 당연하게도, 여기서 자동회신을 할 수 있는 방법이 있었다. 그런데 이상하게도 내가 해보니 처음에 규칙을 만들었을때는 제대로 회신이 되었는데, 두번째로 테스트를 해보면 자동회신이 안되는 것이었다.
나중에 알고보니, 도움말에 이렇게 쓰여있다.

메시지를 보낸 각 사람에게 규칙 마법사의 서식 파일을(를) 사용하여 회신 규칙을 통해 자동 응답 메시지가 한 세션에 한 번만 발송됩니다. 이 규칙에 따라 한 사람이 메시지를 여러 번 보내더라도 자동 응답을 같은 사람에게 반복하여 보내지 않습니다. 세션이 진행되는 동안 Outlook은 자동으로 응답한 사람의 목록을 추적합니다. 그러나 Outlook을 종료하고 다시 시작하면 자동 응답 메시지를 받은 사람의 목록이 다시 설정됩니다.

Outlook을 종료하고 다시 시작하면 한번 회신했던 사람이라도 또 다시 회신할 수 있다고 한다. 흠, 좋다. 이것으로 되었다고 생각하고, Outlook을 종료하고 다시 시작한 후에 테스트메시지를 보냈다. 그런데 "메시지를 보낼 수 없습니다"란 오류메시지가 끄면서 설정해 놓은 규칙이 해제가 되는 것이 아닌가? 자세한 에러메시지가 있는 것이 아니라 원인을 알 수 없었고, 구글에 검색해도 여기에 대해서는 질문도 없고 답도 없었다.

그러다가 Outlook Express 6로 돌아왔다. 여기서도 마찬가지로 "규칙"을 사용해서 자동회신을 설정할 수 있었다. 게대가, 한번 회신했던 사람이라도 계속해서 자동회신이 가능했다. 그런데, 문제는 회신을 하면 회신의 내용이 이메일 본문으로 가는 것이 아니라, .eml 화일로 첨부가 되는 것이었다.

위 그림처럼, 본문 내용은 하나도 보이지 않고 첨부화일만 덩그러니 붙어있다. 이건 누가봐도 이메일을 통해 유포되는 바이러스처럼 보인다. 물론, 이 파일을 다운받아 열어보면 내가 설정해둔 이메일 본문이 보인다. 하지만 어느 누가 감히 저 파일을 다운로드하여 열어보려 할까. 이래서는 실패다.

몇번이고 시행착오를 겪은 끝에, 답을 찾았으니, 그것은 회신할 본문 내용을 미리 작성하여 저장해 둘때, eml파일이 아니라 HTML파일로 저장한다는 것이다.

단계를 설명해보자. 그림을 넣기가 귀찮아서 대부분 말로만 때우려한다. 차근히 따라해보면 금방 할 수 있을것이다.


1. 계정 추가하기 (이미 있는 사람은 패스)
대개 업무용 이메일과 사적인 이메일 두 개를 가지고 있을 것이다. 하지만 특정 사업에서 주고 받는 이메일이 많다면, 그 사업만을 위한 이메일을 따로 만들어 두는 것도 좋다. 나는 사람들에게서 지원받는 이 일을 위해 업무용 이메일(Gmail)을 만들었다. 여기서는 Gmail을 기준으로 설명한다.

Outlook Express 6 실행 -- 도구 -- 계정 -- 메일탭 클릭 -- 추가 -- 메일
-- 표시이름을 정해준다. (예: Kevin사업A-- 이메일을 주고 받을때 보내는 사람의 이름으로 사용된다)
-- 전자메일주소를 쓴다. ( ******@gmail.com )
--  받는 메일 서버유형(POP)과 받는 메일과 보내는 메일 서버 이름을 입력한다. (받는 메일 pop.gmail.com 보내는 메일 smtp.gmail.com) **주의** 받는 메일서버의 형식이 imap나 html이면 자동회신할 수 없다. 반드시 pop라야  자동회신이 가능하다. **
-- 계정 이름과 암호 입력
-- 마침
-- 추가된 계정 클릭 -- 속성
-- 사용할 이름 입력 (사업A--이 계정에 대한 이름으로, 계정끼리 구별할때 사용된다)
-- 서버 탭 클릭 -- "보내는 메일서버 인증 필요" 클릭 -- 고급 탭클릭
-- 보안연결(SSL)필요가 두 개 있다. 둘 다 체크
-- 보내는 메일의 포트번호는  465, 받는 메일의 포트번호는 995
-- 확인 -- 닫기


2. 규칙 추가하기
먼저, 자동회신에 이용할 이메일을 먼저 만들어두어야한다.

-- 파일 -- 새 메시지 -- 메일 메시지
-- 필요한 본문 내용을 기입한다. 제목을 적어도 좋지만, 자동회신이 갈때는 받은 이메일의 제목 앞에 RE:를 붙이는 것으로 제목이 자동 생성되기 때문에, 내가 만들어둔 제목이 소용이 없을 수 있다.
-- 파일 -- 다른 이름으로 저장 -- 아래의 "파일 형식"을 "HTML파일"로 선택하고 이름을 적당히 적어준다. (예: 사업A자동회신.HTML)

이제 규칙을 추가한다.

-- 도구 -- 메시지규칙 -- 메일 -- 메일 규칙 탭 클릭 -- 새로만들기
-- 1. 규칙의 조건 선택에서 "지정된 계정에서 온 메시지"에 체크
-- 2. 규칙의 동작 선택에서 "메시지로 회신"에 체크
-- 3. 규칙의 설명에서 "지정된"을 클릭 --"사업A"라는 계정 선택 -- 확인
-- 3. 규칙의 설명에서 "메시지"를 클릭 -- 파일형식을 "HTML"로 바꾸고 아까 저장했던 "사업A자동회신.HTML"선택 -- 열기
-- 4. 규칙이름 정해주기 (예: 자동회신1) -- 확인 -- 확인


3. 테스트해보기
이제 다 되었으니 해당 계정으로 메일을 보내보자. 메일을 받음과 거의 동시에 이메일이 회신되는 것을 볼 수 있을것이다. 단, Outlook Express에서 이메일을 확인할때마다 회신할수 있으니, 상대방에게 빠른 회신을 해 주고 싶은 사람은 도구--옵션--"새메시지 확인간격"을 적절히 조정해 주자.